SIMETRO

5 Jul

SIMETRO

Metode Inovasi

Metode yang digunakan di dalam menghadirkan inovasi ini menggunakan dua (2) pendekatan, yaitu:

Metode otomatisasi,
Metode online atau di dalam jaringan

Metode Otomatisasi
Pengelolaan dokumen lembaga dialihkan dari metode konvensional menjadi serba otomatis. Seluruh perangkat TP PKK, dari mulai tingkat Kota, Kecamatan, dan Kelurahan menerapkan sistem satu (1) data terintegrasi. Data TP PKK Kota dapat diakses (secara terbatas) oleh seluruh jaringan Sekretariat TP PKK di setiap tingkatan, dan terbarukan secara otomatis ketika data diunggah. Misalnya, ketika seorang anggota Sekretariat TP PKK di tingkat Kelurahan mengunggah data laporan kegiatan ke cloud, maka detik itu juga database TP PKK tingkat kecamatan dan kota akan terbarukan secara otomatis.
Untuk tujuan ini, Sekretariat TP PKK Kota Metro memanfaatkan sistem pengelolaan data di Google Drive berbayar per tahun, dengan mendapatkan kapasitas penyimpanan data sebesar 100GB.
Di samping itu, untuk melakukan koordinasi kerja secara cepat dan online, ketika menyelenggarakan sebuah kegiatan, Sekretariat menerapkan metode bekerja secara online di dalam Platform Google Online, antara lain Google Spreadsheet, Google Doc, dan Google Slides. Dengan metode ini, ketika sebuah dokumen perencanaan sedang disusun, maka setiap anggota Sekretariat dapat bekerja secara simultan (bersamaan) dalam sebuah dokumen yang sama secara online. Satu penambahan kata saja di dalam dokumen, detik itu juga sudah dapat dibaca oleh seluruh anggota Sekretariat yang saat itu bekerja dari tempat yang berbeda-beda. Sekretariat tingkat kelurahan dan kecamatan juga memperbarui laporan kemajuan program dan kegiatan secara online setiap 3 (tiga) bulan.

Metode online atau dalam jaringan (daring)
Di samping untuk pengelolaan data, kemudahan akses daring juga dimanfaatkan dalam inovasi ini untuk marketing atau memberikan akses secara cepat dan luas kepada publik tentang berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh TP PKK Kota Metro.
TP PKK Kota Metro membangun sarana sebuah ruangan Pod Cast di Kantor TP PKK Kota Metro, lengkap dengan desain interior yang menarik dan perangkat broadcast secara professional. Dengan sendirinya, sumber daya manusia di sekretariat pun disiapkan untuk dapat melakukan siaran publik secara rutin, setiap seminggu sekali. Setiap anggota didorong untuk menjadi host atau tuan rumah di dalam topik-topik diskusi program dan kegiatan TP PKK dengan menghadirkan narasumber untuk topik yang bersangkutan. Rekaman video PodCast kemudian disiarkan melalui Platform YouTube dan Instragram di dalam akun resmi TP PKK Kota Metro. Pemanfaatan berbagai platform online media sosial juga digunakan untuk menyebarluaskan berbagai kegiatan secara cepat dan luas kepada publik. Sekretariat memperkuat personelnya dengan ketrampilan menulis dan mengedit berita, serta mempublikasikannnya di dalam media YouTube dan Instagram.

Keunggulan dan Kebaharuan

Beberapa keunggulan dari inovasi “Simetro” antara lain:

Data dan informasi TP PKK Kota Metro tersimpan secara rapi dan sistematis, dengan system backup yang meningkatkan keamanan data.
Data dan informasi TP PKK Kota Metro dapat diperbarui secara cepat (online), akurat, dan terintegrasi.
Program dan kegiatan TP PKK Kota Metro dapat disosialisasikan dan disebarluaskan dengan cepat, dan dapat mengakses seluruh jaringan masyarakat, tidak hanya public yang tinggal di Kota Metro, tetapi juga secara regional (Provinsi Lampung) dan nasional.

Sedangkan kebaharuan dari inovasi ini, antara lain:

Simetro menghadirkan sistem uptodate (terbarukan) yang adaptif dengan kemajuan IT, SIM, dan IoT.
TP PKK Kota Metro menjadi salah satu lembaga terdepan di Kota Metro yang menerapkan sistem informasi manajemen (SIM) secara daring di dalam pengelolaan data dan public relation atau akses informasi kepada publik, sebagai bagian dari penerapan Smart CitI atau Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)
Sarana dan prasarana IoT menjadi karakter terbarukan di dalam TP PKK Kota Metro di seluruh hirarki lembaga, dari tingkat Kota sampai kelurahan.

Tahapan inovasi

Inovasi Simetro dilatarbelakangi oleh adanya tantangan kelembagaan TP PKK Kota Metro yang memiliki hirarki dari tingkat kota, kecamatan, dan kelurahan, di mana berdasarkan pengalaman pada periode sebelumnya, laporan dari tingkat kelurahan dan kecamatan menghadapi kendala untuk dikonsolidasikan secara berkala.

Adalah Tim Sekretariat TP PKK Kota Metro yang kemudian menggagas lahirnya Inovasi Simetro, yaitu integrasi data Sekretariat PKK di seluruh tingkatan melalui sistem informasi manajemen (SIM) secara daring atau online, dengan memanfaatkan Platform Google Online. Secara hirarki, SIM Online Simetro TP PKK Kota Metro direpresentasikan sebagai berikut:

Tahapan Inovasi, secara singkat dapat diuraikan sebagai berikut

Sekretaris mendesain SIM Simtero, yaitu secara prinsip menciptakan sistem database dan pelaporan Sekretariat di setiap tingkatan lembaga secara daring. Lihat Gambar 1 di atas.
Desain SIM Simetro didiskusikan dan dikonsultasikan dengan Sekretaris Umum dan Tim Sekretariat TP PKK Kota Metro untuk mendapatkan masukan.
Setelah konsep disepakati, kemudian diusulkan kepada Ketua untuk mendapatkan persetujuan, termasuk persetujuan penganggaran yang dibutuhkan untuk sarana dan prasarana (komputer, ruangan Pod Cast, sound system, dll) serta pelatihan dan internalisasi.
Sekretariat TP PKK Kota Metro membuat akun khusus di Platform Google dan Media Sosial, untuk diberikan aksesnya kepada seluruh sekretariat di tingkat kecamatan dan kelurahan.
Sekretariat TP PKK Kota Metro menyelenggarakan pelatihan / lokakarya untuk mendesiminasi konsep SIM Simetro, termasuk melakukan simulasi pengelolaan data, dihadiri oleh delegasi tim sekretariat 5 (lima) kecamatan dan 22 (dua puluh dua) kelurahan.
Sistem SIM Simetro kemudian disempurnakan pasca training berdasarkan kegiatan advokasi dan coaching clinic dengan secretariat tingkat kecamatan dan kelurahan.
Pada saat yang sama, seluruh program dan kegiatan TP PKK dipublikasikan melalui Pod Cast dan media sosial.

Tujuan dari Inovasi Simetro adalah:

Membentuk Sistem Informasi Manajemen untuk Administrasi TP PKK
Membentuk Sistem Informasi Manajemen untuk Pelaporan Pelaksanaan Program dan Kegiatan TP PKK dari kelurahan sampai kota
Membentuk Sistem Informasi Manajemen untuk Publikasi dan Sosialisasi Kegiatan-kegiatan TP PKK

Manfaat Inovasi Simetro
Dengan kehadiran Inovasi Simetro, beberapa manfaat dan dampak positif pun dapat diraih.
Beberapa manfaat dan dampak positif tersebut, antara lain:

TP PKK Kota Metro memiliki sistem database yang terstruktur secara baik.
Data di seluruh tingkatan lembaga (kelurahan, kecamatan, dan kota) dapat diintegrasikan.
Pelaporan dapat dilakukan secara cepat (online) dan memastikan laporan dapat dilakukan oleh secretariat di tiap tingkatan secara berkala.
Memudahkan monitoring oleh Sekretariat TP PKK Kota Metro, sebagai bahan evaluasi setiap bulan oleh Ketua TP PKK Kota Metro.
Penerapan sistem IoT bermanfaat pula secara individu di dalam meningkatkan kapasitas anggota tim sekretariat.
Meningkatkan akses publikasi program dan kegiatan TP PKK kepada publik.
Menghadirkan sesi berbagi pengalaman dan peningkatan pengetahuan melalui Pod Cast.

HASIL INOVASI